Data Life Cycle คือ ลำดับขั้นตอนของข้อมูล ตั้งแต่การเกิดขึ้นของข้อมูล (Create) วิธีเก็บข้อมูล (Store) การนำไปใช้ (Use) การแชร์ข้อมูล (Share) การจัดเก็บถาวร (Archive)  และการทำลายข้อมูล (Destroy)

มาขยายความของความหมายแต่ละตัวให้มากขึ้นกัน 

• การเกิดขึ้นของข้อมูล (Create) ไม่ว่าจะมาจากวิธีใดก็ตาม รวมไปถึงการซื้อข้อมูล หรือการรับข้อมูลจากหน่วยอื่นมาใช้จัดเก็บภายหลัง

• วิธีเก็บข้อมูล (Store) เป้าหมายของการเก็บข้อมูลนี้ คือ เพื่อให้ข้อมูลมีความเป็นระเบียบ ใช้งานง่าย ไม่สูญหาย หรือถูกทำลาย และให้ผู้ที่นำไปใช้ต่อสามารถนำไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสามารถเก็บได้ทั้งในรูปแบบของ File หรือ Database เลย

• การนำไปใช้ (Use) เป้าหมายของการนำไปใช้นี้ คือ เพื่อนำข้อมูลนั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อหามุมมองที่น่าสนใจ การจัดทำเป็นรายงานสรุปผล เป็นต้น

• การแชร์ข้อมูล (Share) โดยเฉพาะระหว่างหน่วยงาน ต้องตระหนักด้วยว่าข้อมูลบางประเภทไม่ใช่ว่าทุกคนจะสามารถเข้าถึงได้ หรือข้อมูลบางประเภทก็ควรจะรู้แค่ในหน่วยงานนั้นๆ ขั้นตอนนี้จึงต้องกำหนดการเข้าถึงข้อมูล และถ้าหน่วยงานนั้นมีการนำข้อมูลไปใช้ เจ้าของข้อมูลก็ต้องมีการกำหนดเงื่อนไข (Condition) ในการใช้งานให้ชัดเจน

• การจัดเก็บถาวร (Archive) เมื่อมีการนำข้อมูลไปใช้ในช่วงระยะเวลาที่เหมาะสมหรือไม่ได้ใช้งานแล้ว ก็ต้องมีการจัดเก็บถาวร โดยข้อมูลนั้นจะต้องไม่มีการลบ ปรับปรุง หรือแก้ไขอีก และสามารถนำกลับมาใช้งานใหม่ได้ตามต้องการ

• การทำลายข้อมูล (Destroy) เมื่อข้อมูลที่ได้มีการจัดเก็บถาวรแล้ว หากจัดเก็บในระยะเวลาที่นานหรือเกินกว่าระยะที่กำหนด ก็ต้องมีการทำลายข้อมูลนั้นทิ้งไป

ทั้งนี้ หากนำ Data Life Cycle มาปรับใช้กับองค์กร จะสามารถดึงศักยภาพจากข้อมูลที่มีมาสร้างสิ่งใหม่ๆ ให้บริษัทเติบโตได้อย่างก้าวกระโดด ตอบสนองความต้องการที่ปรับเปลี่ยนอยู่ตลอดเวลา และก้าวทันเทคโนโลยีที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง